Circular IQ Provincie Zuid Holland Circulair: hergebruik en inkopen van kantoormeubilair
Meubilair provincie Zuid-Holland maximaal circulair-CircularIQ

Provincie Zuid Holland Circulair: hergebruik en inkopen van kantoormeubilair

De opdracht

Onze partner Copper8 kreeg van de Provincie Zuid Holland de vraag om hen te ondersteunen met de (circulaire) aanbesteding van haar kantoormeubilair. Door de grote hoeveelheid meubels die in prima staat verkeerden lag de focus op levensduurverlenging van bestaand meubilair. Copper 8 betrok Circular IQ bij het project.

De rol van Circular IQ

Samen met Copper8 en de Provincie Zuid Holland heeft Circular IQ in kaart gebracht welke informatie de provincie Zuid-Holland nodig had. Voor dit project zijn de circulaire karakteristieken van 3 referentieproducten via de software van Circular IQ uitgevraagd en heeft Circular IQ een rapportage opgeleverd met daarin de beoordeling en de individuele Product Circularity Reports van de aangeboden producten.

Achtergrond

De Provincie Zuid Holland tekende in 2017 het Grondstoffenakkoord waarmee zij zich actief committeert aan de transitie naar een Circulaire Economie. Een van de manieren voor overheidsorganisaties om bij te dragen aan de circulaire economie is door hun inkoopkracht in te zetten om hun circulaire ambities te verwezenlijken. Eind 2017 besluit de provincie daarom om een eerste pilot project circulair aan te besteden: het kantoormeubilair. Copper8 en Circular IQ hebben al op diverse projecten samengewerkt en deze klantvraag boodt een mooie kans om samen impact te realiseren.

De vraag

Ondersteun Zuid Holland, in samenwerking met Copper8 om de circulaire kenmerken van nieuw geleverd meubilair goed onderbouwd en vergelijkbaar uit te kunnen vragen. Voor extra zekerheid is er voor deze klant tevens een audit uitgevoerd door Lloyds Register (link) om de betrouwbaarheid van de aangeleverde duurzaamheidsinformatie ook onafhankelijk te laten checken.

Brede kijk op duurzaamheid en voorkomen van waardeverlies

Omdat veel van het bestaande meubilair nog in prima staat verkeert zou het zonde zijn om alleen in te zetten op de aanschaf van nieuw meubilair. Binnen deze aanbesteding ligt de aandacht op het optimaal hergebruik van bestaande meubilair van de provincie zelf, maar ook het inzetten van vrijkomende meubelstromen van buiten de provincie. Deze insteek vergt een verschuiving van denken van marktpartijen: van het verkopen van ‘nieuw’ meubilair naar optimaal waarde behoud van meubels, onderdelen en materialen. Hiermee wordt afval voorkomen.

Het proces en de rol van Circular IQ

Copper8 is begonnen met het vaststellen van de scope van de aanbesteding – wat is de werkelijke behoefte van de Provincie? Gekoppeld hieraan is ook een business case opgesteld om de interne organisatie mee te nemen in de (financiële) consequenties van het inzetten op hergebruik van meubilair. Middels een niet-openbare procedure kwalificeren marktpartijen zichzelf met o.a. een circulaire visie en aantoonbare circulaire bedrijfsvoering. Vervolgens wordt een schouw gehouden om inzicht te krijgen in beschikbaar meubilair, en maken de marktpartijen een aanbieding waarbij zij ook aangeven op welke wijze en in welke mate zij bestaand meubilair kunnen (her)gebruiken.

Circular IQ wordt ingeweven in het inkoopproces en verzorgt de uitvraag, rapportage en informatieverzameling voor het gunningscriterium waarbij de mate van circulariteit van de nieuw te leveren producten wordt uitgevraagd en dient te worden onderbouwd. Dit helpt de aanbestedende dienst om betrouwbare en vergelijkbare informatie op te vragen bij marktpartijen die eenvoudig en efficiënt kan worden beoordeeld

De resultaten

Er is een contract getekend voor maximaal 10 jaar, waarbij de provincie en Gispen als leverancier zich verplichten om de levensduur van het bestaande meubilair maximaal te verlengen, waar nodig buiten de provincie te zoeken naar herbruikbaar meubilair, en indien het niet anders kan nieuw meubilair aan te bieden die voldoet aan strenge circulaire eisen en potentieel biedt voor impact-meting op:

  1. Verlenging van de levensduur van meubilair
  2. Voorkomen van afval door in te zetten op herbruikbare materialen en componenten
  3. Verminderen van de afhankelijkheid van mijnbouw door levensduur te verlengen en de voorkeur te geven aan materialen met gerecyclede content erin

Meer weten?

Meer weten over deze aanpak? Plan hier direct een afspraak met Roy Vercoulen.

“Circular IQ heeft ons goed geholpen bij het meten van de circulaire kenmerken van het aangeboden meubilair tijdens de aanbesteding. Informatievoorziening verliep vlot en helder en ook de rol ten aanzien van de audits pakte Circular IQ goed op.”

Sabina Duyvestijn, senior beleidsmedewerker Provincie Zuid-Holland

 

 

 

 

 

Tekst met dank aan Copper8