Circular IQ Provincie Zuid-Holland Circulair: hergebruik en inkopen van circulair kantoormeubilair

Provincie Zuid-Holland Circulair: hergebruik en inkopen van circulair kantoormeubilair

De opdracht

Onze partner Copper8 kreeg van de Provincie Zuid-Holland de vraag om hen te ondersteunen met de (circulaire) aanbesteding van haar kantoormeubilair. Door de grote hoeveelheid meubels die in prima staat verkeerden lag de focus op levensduurverlenging van bestaand meubilair.

De rol van Circular IQ

Samen met Copper8 en de Provincie Zuid-Holland heeft Circular IQ in kaart gebracht welke informatie de provincie Zuid-Holland nodig had om goed te kunnen beoordelen met welke partner de gewenste verlenging van de levensduur het beste gerealiseerd kon worden. Om dit te kunnen beoordelen, moesten de circulaire kenmerken van de  nieuw aan te bieden producten in kaart gebracht worden. Om objectief te kunnen beoordelen welke partij het beste scoort heeft Circular IQ o.a. onderstaand model gebruikt om inzichtelijk te maken hoe de circulaire doelstellingen terugkomen in de verschillende producten.

Goals & Strategies Circular IQ

 

Voor dit project zijn de circulaire karakteristieken van 3 referentieproducten via de software van Circular IQ uitgevraagd en heeft Circular IQ een rapportage opgeleverd met daarin de beoordeling en de individuele Product Circularity Reports van de aangeboden producten.

Achtergrond

De Provincie Zuid-Holland tekende in 2017 het Grondstoffenakkoord waarmee zij zich actief committeert aan de transitie naar een Circulaire Economie. Een van de manieren voor overheidsorganisaties om bij te dragen aan de circulaire economie is door hun inkoopkracht in te zetten om hun circulaire ambities te verwezenlijken. Eind 2017 besluit de provincie daarom om een eerste pilot project circulair aan te besteden: het kantoormeubilair. Copper8 en Circular IQ hebben al op diverse projecten samengewerkt en deze klantvraag boodt een mooie kans om samen impact te realiseren.

De vraag

Ondersteun Provincie Zuid-Holland, in samenwerking met Copper8, om de circulaire kenmerken van nieuw geleverd meubilair goed onderbouwd en vergelijkbaar uit te kunnen vragen. Voor extra zekerheid is er voor deze klant tevens een audit uitgevoerd door Lloyd’s Register om de betrouwbaarheid van de aangeleverde duurzaamheidsinformatie ook nog onafhankelijk te laten verifiëren.

Waardeverlies voorkomen

Omdat veel van het bestaande meubilair nog in prima staat verkeert zou het zonde zijn om alleen in te zetten op de aanschaf van nieuw meubilair. Binnen deze aanbesteding ligt de aandacht op het optimaal hergebruik van bestaand meubilair van de provincie zelf, maar ook het inzetten van vrijkomende meubelstromen van buiten de provincie. Deze insteek vergt een verschuiving van denken van marktpartijen: van het verkopen van ‘nieuw’ meubilair naar optimaal waardebehoud van bestaande meubels, onderdelen en materialen. Hiermee wordt afval voorkomen.

Het proces

Copper8 begon met het vaststellen van de scope van de aanbesteding: Wat is de werkelijke behoefte van de Provincie? Gekoppeld hieraan is een business case opgesteld om de interne organisatie mee te nemen in de (financiële) consequenties van het inzetten op hergebruik van meubilair. Middels een niet-openbare procedure kwalificeerden marktpartijen zichzelf met o.a. hun circulaire visie en aantoonbare circulaire bedrijfsvoering. Vervolgens werd een schouw gehouden om inzicht te krijgen in beschikbaar meubilair, en maakten marktpartijen een aanbieding waarbij zij ook aan gaven op welke wijze en in welke mate zij bestaand meubilair zouden kunnen (her)gebruiken.

Circular IQ werd ingeweven in het inkoopproces en verzorgde de uitvraag, rapportage en informatieverzameling voor het gunningscriterium waarbij de mate van circulariteit van de nieuw te leveren producten werd uitgevraagd en diende te worden onderbouwd. Dit hielp de aanbestedende dienst om betrouwbare en vergelijkbare informatie op te vragen bij marktpartijen die eenvoudig en efficiënt kan worden beoordeeld

De resultaten

Er is een contract getekend voor maximaal 10 jaar, waarbij de provincie en Gispen als leverancier zich verplichten om de levensduur van het bestaande meubilair maximaal te verlengen, waar nodig buiten de provincie te zoeken naar herbruikbaar meubilair, en- indien het niet anders kan – nieuw meubilair aan te bieden dat voldoet aan strenge circulaire eisen en potentieel biedt voor impact-meting op:

  1. Verlenging van de levensduur van meubilair
  2. Voorkomen van afval door in te zetten op herbruikbare materialen en componenten
  3. Verminderen van de afhankelijkheid van mijnbouw door levensduur te verlengen en de voorkeur te geven aan materialen met gerecyclede content erin

Meer weten?

Of zelf ook een circulaire aanbesteding in de planning? Uit de praktijk blijkt dat nog veel zaken rondom circulair aanbesteden lastig zijn. Neem contact met ons op of plan dan nu direct een een afspraak met Roy Vercoulen en wij vertellen u er alles over. Eerst even inlezen? Ga dan naar dit interview waarin we de belangrijkste vragen over circulair aanbesteden van een circulaire kantoorinrichting aan bod laten komen.

Bron: Tekst met dank aan Copper8